Success Center

Support

Sende undersøkelsen

Å sende undersøkelsen spiller en viktig rolle i evalueringsprosjektet. Du må bestemme hvem som skal motta undersøkelsen (en respondentliste), gjennom hvilken kanal, og når den skal sendes. Den vanligste distribusjonskanalen er e-post, men det finnes også alternativer for SMS eller publisering av en direkte lenke til undersøkelsen, for eksempel på en nettside, sosiale medier eller bedriftens intranett.

Det er også mulig å kombinere flere forskjellige distribusjonskanaler for en enkelt undersøkelse, noe som betyr at du kan generere både SMS- og e-postutsendelser mens du fortsatt mottar ett aggregert resultat å jobbe med.

Velge en distribusjonskanal

Når det gjelder å distribuere undersøkelsen, kommer det ofte an på hvilken informasjon du har for å komme i kontakte med de valgte respondentene dine, samt metoden du vil motta flest svar på.

Som nevnt er den vanligste distribusjonsmetoden å sende undersøkelsen direkte til respondentenes e-postadresse. Dette er ofte foretrukket fordi det er en av de mest praktiske måtene å kontakte folk på.

For kortere puls undersøkelser kan det være lurt å sende en SMS som inneholder en lenke til undersøkelsen. Det er en rask og enkel måte å nå respondenter på, og undersøkelsene er enkle nok til å bli raskt fullført på en mobilenhet.

I scenarier der du ikke har direkte kontaktdetaljer for de ønskede respondentene, eller ikke har bestemte respondenter i tankene, kan du generere en generell lenke. Dette gjør at du kan dele undersøkelsen på steder der målgruppen din samles, for eksempel på nettstedet ditt eller kontoer på sosiale medier. Dette betyr at alle som er interessert i å fullføre undersøkelsen, kan gjøre det ved å klikke på linken og sende inn svarene sine.

Du kan lese mer om de ulike distribusjonskanalene her.

Det er selvfølgelig mulig å velge flere utsendelses metoder.

Hva skal du ta med i utsendelsesteksten?

  1. Hva handler undersøkelsen om?
    Vær tydelig når du skisserer innholdet og formålet med undersøkelsen. Prøv å holde dette så konsis som mulig.
  2. Hvorfor skal mottakerne svare på undersøkelsen?
    Svarprosenten din kan øke hvis du oppfordrer respondentene til å fullføre undersøkelsen. Du kan gjøre dette ved å definere et klart formål for deltakerne, og/eller forklare hvor viktige deres svar er for å forbedre tilbudet ditt.
  3. Hvor lang tid tar det å svare?
    Vær ærlig! Hvis du er usikker, kan du be noen kolleger om å svare på undersøkelsen og se hvor lang tid det tar. Hvis det er en kort undersøkelse, kan du bruke det som en motivasjon til å svare, og hvis det er en lengre, er det viktig å gi mottakerne god motivasjon til å svare på hele undersøkelsen.
  4. Hvordan vil resultatene av undersøkelsen hjelpe deg?
    Ikke glem å la respondentene få vite hvor viktig tilbakemeldingen deres er, og hvordan den vil hjelpe deg med å forbedre produktet/kundestøtte/tjenesten.
  5. Er undersøkelsen anonym?
    Hvis undersøkelsen er anonyme, sørg for å fortelle respondentene om dette da det kan oppmuntre til mer ærlige svar.
  6. Hvordan bør emnefeltet ordlegges?
    Emnefeltet er det første en respondent leser. Hold det kort, lett å forstå, og med et klart formål. Du kan også gjøre en test ved å sende to e-post utsendelser med ulike emnefelt til en liten gruppe respondenter for å se om en av e-postene mottar en større svarprosent enn den andre.
  7. Hvilken e-postadresse sendes undersøkelsen fra?
    Bruk en e-postadresse som respondenten umiddelbart vil gjenkjenne, ellers risikerer du at e-posten blir avvist og havner i spam.
  8. Hvem er avsenderen av undersøkelsen?
    De fleste selskaper bruker firmanavnet som avsender, men det kan også være effektivt å bruke en bestemt person som avsender. Du kan for eksempel sende undersøkelsen fra produktansvarlig hvis undersøkelsen handler om produktutvikling, eller fra en selger som har hatt direkte kontakt med kunden.

Når er det god tid å sende en undersøkelse?

Svaret på dette spørsmålet er ikke hugget i stein. Det avhenger av målgruppen og eventuelle omstendigheter som kan påvirke deres evne eller ønske til å svare, for eksempel helligdager eller tidspunkt på dagen. Generelt sett, ser det ut som at man får den beste svarprosenten når man sender ut undersøkelsen tidlig i uken.

Denne grafen er basert på Netigate-data om antall svar mottatt på ulike ukedager: