Success Center

Support

Delvis sletting

Innholdsfortegnelse

    Delvis sletting er den mindre strenge regelen av datalagrings innstillingen.

    Hvis du aktiverer alternativet Delvis sletting i din Netigate-konto eller undersøkelse, vil det foreligge en planlagt sletting av undersøkelsesdata, med det formål å fjerne personopplysninger eller personopplysninger om respondentene dine.

    Formålet med Delvis sletting er å slette all personlig informasjon knyttet til respondentene i en undersøkelse. Du kan kalle det en anonymisering, men i stedet for bare å skjule identiteten til respondentene, vil disse dataene bli fjernet helt fra svaret. Dette står i kontrast til funksjonen Anonyme resultater, som er tilgjengelig i innstillingene for hver enkelt undersøkelse.

    Etter at en delvis sletting er utført, vil alle bakgrunnsdata og fritekstsvar fra respondentene bli fjernet med den hensikt å fjerne personopplysninger fra undersøkelsesresultatet. Du vil fortsatt kunne se det samlede resultatet av undersøkelsen, og ingen rapporter vil bli slettet.

    Hvor finner jeg Delvis sletting?

    Det finnes to forskjellige steder å administrere delvis sletting:

    1. Innstillinger for undersøkelsen
    2. Kontoinnstillinger

    Vær oppmerksom på at disse innstillingene bare er tilgjengelige for administratorer.

    For mer informasjon, klikk her.

    Hva vil bli slettet?

    Delvis sletting av en undersøkelse betyr at bare bestemte datapunkter slettes fra en undersøkelse. Alle svar – i tillegg til fritekstsvar og svar på bakgrunnsdata – vil bli oppbevart. En delvis slettet undersøkelse kan fortsatt kopieres og slås sammen.

    1. Alle respondentkontaktdetaljer vil bli permanent slettet fra undersøkelsen
    2. Alle fritekstsvar slettes permanent fra undersøkelsen
    3. Alle bakgrunnsdata som er koblet til undersøkelsen slettes permanent
    4. Alle undersøkelsesrapporter vil bli påvirket

    For mer informasjon og en sammenligning av hvilke data som vil bli slettet med full sletting vs delvis sletting, klikk her.

    Når slettes den?

    Data slettes i løpet av kvelden på den planlagte dagen. Dette betyr at hvis du setter en sletting til 4 år etter sluttdatoen, og sluttdatoen er den 31 mai 2018, vil undersøkelsen din bli planlagt for sletting den 31.mai 2022 klokken 20:00 CEST. Slettingsjobber utføres i løpet av natten, bestemt tid avhenger av den respektive lengden på slettingskøen den dagen.

    Spørsmål og svar

    Når du utfører en delvis sletting, er det flere ting du bør ta hensyn til. Her er et par eksempler:

    Sammenligning av undersøkelsesresultater / benchmarking

    Spørsmål: Jeg gjennomfører ulike undersøkelser i påfølgende år (f.eks. en ansatt eller kundeundersøkelse), og jeg vil sammenligne resultatene fra ett år til det neste, ved hjelp av fjorårets resultat som referanse. Hva skal jeg gjøre hvis identiteten til respondentene skal slettes?

    Svar:Hvis bakgrunnsdataene for den forrige undersøkelsen og svarene for åpen tekst fra respondenten fjernes på grunn av en regel for dataoppbevaring som er konfigurert på kontoen eller undersøkelsen, vil dette være en utfordring siden du ikke vil kunne gjenopprette dataene. Muligheten du har er å sammenligne undersøkelsesresultater på et samlet nivå.

    Før undersøkelsens spørsmål slettes, må du eksportere alle dataene som er koblet til undersøkelsen, i et format du kan arbeide med når du bygger rapportene dine i fremtiden. Skulle du ha muligheten til å eksportere resultatene fra undersøkelsen til en Raw-data,  kan du bygge undersøkelsen på nytt i verktøyet. I den eksporterte filen fjerner du alle personopplysninger i samsvar med GDPR. Du kan deretter bruke funksjonen Importer evalueringsdata til å importere data til undersøkelsen. Dette vil gjøre det mulig for deg å opprette fusjoner og sammenligninger i verktøyet.

    Arbeide med pågående undersøkelser

    Spørsmål: Jeg gjennomfører en undersøkelse som forventes å være live over lang tid. Hva vil skje med undersøkelsen min i denne perioden?

    Svar: Dette avhenger av hvilke innstillinger du har angitt i konto- og undersøkelsesinnstillingene.

    Hvis du bare har angitt antall dager i kontoinnstillingene: Ingenting. En pågående undersøkelse vil for tiden ikke bli påvirket av noen av reglene for dataoppbevaring av kontoen. Delvis sletting av undersøkelsesdata utføres bare på undersøkelser når sluttdatoen er passert, og de er angitt som fullført.

    Hvis du har angitt en dato for Delvis sletting i evalueringsinnstillingene: Delvis sletting utføres på datoen som er angitt i Evalueringsinnstillinger, uavhengig av om undersøkelsen pågår eller ikke. Alle bakgrunnsdata og svar på åpen tekst fra respondenter som er registrert på undersøkelsen frem til denne tiden, vil bli slettet, med den hensikt å fjerne personopplysninger fra undersøkelsesresultatene.

    Hvis du har angitt en verdi for Delvis sletting etter dager: Hvis undersøkelsen sendes via e-post eller SMS, slettes utsendingen og svarene delvis etter antall dager som er angitt i evalueringsinnstillingene. Dette teller som antall dager siden utsendingen til respondenten ble fullført. Hvis det sendes inn svar fra en generell lenke, telles de delvise slettingsdagene fra dag svaret ble registrert.

    Respondentlister og utsendelser

    Spørsmål: Jeg har utsendelser og respondentlister som jeg har lastet opp til undersøkelsene mine. Hva vil skje med disse utsendelsene?

    Svar: utsendelsene forblir i undersøkelsen, men respondentlisten som er knyttet til den, fjernes. Ingen data knyttet til respondentene i undersøkelsen vil bli lagret i undersøkelsen når en delvis sletting er utført på undersøkelsen.

    Valg av bakgrunnsdata

    Spørsmål: Ikke alle bakgrunnsdataene mine er personopplysninger, vil jeg kunne velge hvilken informasjon som skal slettes og hva jeg skal beholde?

    Svar: Nei, du vil ikke kunne velge hvilken informasjon du vil fjerne og hva du skal beholde. Den delvise slettingen fjerner automatisk alle bakgrunnsdata, åpne tekstsvar og kontaktinformasjon.

    Hvis du vil beholde åpne tekstsvar eller bakgrunnsdata som ikke inneholder personlige data, kan du eksportere denne informasjonen som en rådata. I den eksporterte rapporten må du fjerne alle personopplysninger i samsvar med GDPR. Du kan deretter bruke funksjonen Importer evalueringsdata til å importere data til undersøkelsen. Dette vil gjøre det mulig for deg å opprette fusjoner og sammenligninger i verktøyet.

    Anonymisering kontra delvis sletting

    Spørsmål: Jeg har allerede anonymisert undersøkelsen min. Hva er forskjellen mellom å anonymisere en undersøkelse og delvis slette den?

    Svar: Innstillingen kalt Anonyme resultater i undersøkelsesinnstillingene er en pseudo-anonymitetsinnstilling som betyr at det ikke finnes noen synlig identifikator (e-postadresse, telefonnummer osv.). Denne identifikatoren er fortsatt tilgjengelig og kan spores av systemet for å sende automatiske påminnelser. Brukerne av Netigate vil ikke kunne spore noen informasjon tilbake til respondenten siden identiteten til personen som svarte på undersøkelsen er skjult, men det er fortsatt informasjon knyttet direkte til respondenten gjennom systemet.

    Delvis sletting, derimot, gjør mer enn bare å skjule identiteten til respondentene. Når den delvise slettingen utføres, fjernes kontaktinformasjon, bakgrunnsdata og svar på åpen tekst, med den hensikt å slette all personlig informasjon knyttet til respondentene i undersøkelsen.

    Tidsramme for sletting

    Spørsmål: Hva skjer hvis jeg setter inn en tidligere dato eller en dato nær fremtiden som en delvis slettedato i evalueringsinnstillingene?

    Svar: Hvis du setter inn en delvis slettedato som allerede er passert i evalueringsinnstillingene, planlegges delvis sletting ved første mulige salgsmulighet. Hvis du angir gårsdagens eller dagens dato i boksen Delvis sletting i undersøkelsesinnstillingene, planlegges det for delvis sletting ved midnatt 23:59 CEST. Ingenting vil bli slettet umiddelbart.

    Hvis du setter inn en dato bare en uke fra nå, men sluttdatoen for undersøkelsen er to uker fra nå, utføres slettingen av undersøkelsen på den planlagte datoen. Den delvise slettingen trer i kraft før sluttdatoen for undersøkelsen.