Success Center

Support

Skicka ut via e-post

Innehållsförteckning

    När ska jag använda e-post utskick?

    När du har en lista med respondenter som du vill nå rekommenderar vi att du väljer att skicka enkäten via e-post. Det är enkelt att skapa utskicket och skicka automatiska påminnelser till respondenter som ännu inte har besvarat undersökningen.

    Känner du inte för att läsa? Titta på videon istället (engelsk):

    Hur skapar jag ett e-post utskick?

    Vi har tidigare beskrivit hur du går tillväga när du vill skicka din undersökning. Låt oss nu gå djupare in på hur du skickar ut din enkät via e-post.

    Tryck på knappen E-post för att komma till redigeringsfönstret för e-postutskick. I det här fönstret kan du anpassa vad som ska skickas till respondenterna.

     

    Redigera namnet på utskicket

    Genom att klicka på rubriktexten ”E-postutskick” kan du redigera namnet på utskicket du arbetar med. Detta kommer väl till pass när du arbetar med flera utskick på samma undersökning och vill kunna särskilja dessa på ett enkelt sätt.

    Respondenter

    Det första delen i panelen för utskick är där du lägger till information om dina respondenter. Genom att klicka på rullgardinsmenyn kan du välja att lägga till från fil, lägga till manuellt eller lägga till från respondentlistan.

    Lägg till från fil: Du kan ladda upp en Excel-fil med e-postadresser som du vill skicka undersökningen till. I den här listan kan du inkludera information om dina respondenter. Denna information kallas också bakgrundsdata. Du kan läsa mer om hur du utformar filen och säkerställer en lyckad uppladdning här.

    Lägg till manuellt: Med det här alternativet kan du enkelt kopiera och klistra in e-postadresser från en annan källa, till exempel Excel. E-postadresserna måste separeras med endast ett mellanslag.

    Lägg till från respondentlistan: Här kan du välja en redan existerande respondentlista som du har laddat upp och sparat till ditt konto.

    Du kommer att se hur många e-postadresser du har lagt till i fältet som heter ”Tillagda respondenter”. Om du redan har lagt till en eller flera e-postadresser i din e-postlista kan du hantera dessa genom att klicka på pennikonen.

    Här kan du till exempel ta bort tillagda e-postadresser från utskicket eller redigera information som är associerad med e-postadresser.
    Klicka på Fortsätt längst ned till höger för att spara din e-postadress och fortsätt till fliken Beställning för att aktivera utskicket på det datum och den tid som valts under Schemaläggning.

    Skapa e-post

    Här anpassar du ditt utskick. Börja med att lägga till vem och / eller var undersökningen ska skickas från.

    Från: Du måste lägga till en e-postadress som anger vem som har skickat utskicket. Det måste finnas en e-postadress ansluten till utskicket, annars skickas inte e-postmeddelandet.

    Det finns ett par olika format för hur avsändaradressen kan se ut:

    1. Netigate <survey@netigate.se>
      Detta lägger till survey@netigate.se som avsändaradress men avsändarnamnet som respondenten ser är ”Netigate”. Adressen som ligger inom <> kommer att användas som avsändare. Du väljer själv vilken adress som ska användas.
    2. survey@netigate.se
      Avsändarnamnet kommer att vara survey@netigate.se och visas så när respondenterna ser e-postmeddelandet i inkorgen.

    Ämnesrad: Du behöver en ämnesrad för ditt e-postmeddelande. Det är det första som dina respondenter ser när e-postmeddelandet kommer. Försök att vara kreativ och sikta på att snabbt fånga deras intresse.

    Under dessa två rutor kommer du att se ett större textområde där du måste ange en text som följer med i ditt e-postutskick. För att göra det enklare att arbeta med din e-posttext finns det en HTML-redigerare som kallas ”Källkod” som låter dig ladda upp bilder, formatera text, skapa punktlistor, tabeller etc. Den här e-posttexten är vad respondenterna kommer att läsa innan de startar undersökningen.

    Vi rekommenderar att du inkluderar en kort undersökningsintroduktion i e-posttexten. Till exempel: vad undersökningen handlar om, varför du gör undersökningen och ungefär hur lång tid den tar att slutföra.

    Läs våra tips om vad du bör inkludera i ditt e-postmeddelande här.

    Viktigt: För att ha en fungerande enkätlänk i mejlet måste du ha [[LINK]] någonstans i e-posttexten. Om du tar bort länken från e-posttexten ([[LINK]] kan du enkelt kopiera den genom att klicka på knappen Enkätlänk i det övre högra hörnet av HTML-verktygsfältet.

    Så här infogar du länken: Leta först upp platsen i e-posttexten där du vill infoga den och klicka sedan på knappen Enkätlänk så läggs den till i ditt e-postmeddelande.

    Alternativet som heter ”Inkludera opt-out-länk i e-post” lägger till en hoppa av-länk i ditt e-postmeddelande. När respondenterna klickar på länken kommer deras adresser att läggas till på en blockeringslista. Detta gör att framtida e-postmeddelanden till de specifika e-postadresserna blockeras.

    Notera att om du kopierar texter direkt från Word eller en PDF (eller liknande) så kan det uppstå problem i formateringarna. Testa noggrant för att se till så det ser bra ut i testmailet!

    Skulle du råka ta bort länken ur mailtexten (Taggen: [[LINK]] ) så kan du enkelt hämta tillbaka denna genom att klicka på knappen Länk längst ute till höger i verktygsfältet. Markera först den plats i mailtexten där du vill infoga länken.

     

    E-post-påminnelser

    Längst ned på sidan anger du datum för ditt utskick. Alltså det datum och vilken tidpunkt på dagen utskicket ska mailas ut på. Du kan även skapa eventuella påminnelser (du kan addera flera påminnelser i förväg om du önskar).

    Då du har klickat på Lägg till påminnelse så får du möjlighet att tidsbestämma denna och även redigera mejltexten. Det gör du genom att klicka på knappen Redigera påminnelse. Du kan även bestämma vilka som ska få påminnelsen genom att ändra detta i rullgardinsmenyn Skicka till.

    Notera att i distributions-vyn så kan du se dina mailutskick och påminnelser. Klickar du på “påminnelse” kommer det ta dig till orginal-utskicket. Påminnelse-mailet är endast tillgängligt via mailutskicket.

    Påminnelser kan konfigureras före din utlämning av e-post eller efter din e-postutlämning medan undersökningen är aktiv 

    Klicka på Fortsätt för att gå vidare till fliken Respondenter och spara mailtexten och inställningar för utskick och påminnelser.

    Dubbelkolla att din respondentlista laddats upp korrekt för att påminnelserna ska fungera som du ställt in dem. Läs mer här.

    Hur beställer jag utskicket?

    Under fliken Beställ aktiverar du alla e-postadresser som du har lagt till i ditt utskick. Utskicket genomförs först vid det angivna datumet i schemaläggningen. Om det angivna datumet redan har passerat så görs utskicket inom 5–10 minuter.

    Innan du beställer ditt utskick kan du granska datumet för e-post och påminnelser, liksom antalet mottagare. När du klickar på Beställ kommer du att bli ombedd att aktivera undersökningen direkt (om inte undersökningen redan är aktiv).

    Viktigt: Innan några e-postmeddelanden kan skickas måste undersökningen aktiveras.

    När du har beställt utskicket kommer du vidarebefordras tillbaka till Distribution. En grön symbol betyder att utskicket har beställts.

    Viktigt: Om det finns några varnings- eller informationsikoner under fliken Beställ kan det hända att information saknas. Du kan sväva musen över dessa ikoner för att se ytterligare information.

    När du har beställt din utskickning kommer du att omdirigeras till distributionsöversikten. Detta visar dig en lista över alla utskick som du har gjort tidigare, inklusive den senaste e-postutskickningen.

    Viktigt: Ibland får vi frågor varför tidigare svar syns eller varför undersökningen ser ut att redan vara besvarad/ifylld. För att undvika detta, vidarebefordra inte personliga länkar (e-postmeddelanden som skickas till en viss respondent) till en annan person. Länken i e-postutskicket är privat och om en annan person använder den fylls svaren i från den ursprungliga respondenten. För att dela undersökningen med flera personer, skapa ett nytt e-postutskick eller lägg till fler respondenter i det befintliga utskicket. För att förhindra att respondenterna delar sina inbjudningar rekommenderar vi att tydligt avråda från detta i e-postmeddelandet.

    Finns det ett tak för antal mottagare av ett e-postutskick?

    Nej, det finns inget maxantal. Vårt tips: Om du har mer än 5 000 mottagare rekommenderar vi att du delar upp utskicket för att säkerställa att systemet inte blir överbelastat under uppladdningen.