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E-Mail – Versand

Wenn Sie eine Liste an Teilnehmern haben, die Sie erreichen möchten, empfehlen wir, dass Sie den E-Mail Versand wählen. Er ist einfach zu erstellen und gibt Ihnen die Möglichkeit automatisierte Erinnerungen an die Teilnehmer zu schicken, die Ihre Umfrage noch nicht beantwortet haben.

Sie haben keine Lust zu lesen? Sehen Sie sich das Tutorial dazu an:

Einen E-Mail-Versand erstellen

Wir haben uns damit beschäftigt, wie Sie vorgehen, wenn Sie Ihre Umfrage versenden wollen, jetzt wollen wir in die Tiefe gehen, wie Sie Ihre Umfrage per E-Mail verteilen.

E-Mail-Versand

Klicken Sie auf E-Mail, um eine E-Mail an Ihre Empfänger zu erstellen. Hier benötigen Sie dann zunächst einen E-Mail-Text.

e-mail-Versand

Sendevorgang umbenennen

Durch Klicken auf den Kopftext „E-Mail Sendout“ können Sie den Namen des Versands bearbeiten. Dies ist nützlich, wenn Sie mit mehreren Versandarten aus derselben Umfrage arbeiten. Es wird empfohlen, den Namen in etwas leicht Identifizierbares zu ändern. Es ist kein Muss, aber die Navigation wird viel einfacher, wenn jedem Versand ein Datum oder ein bestimmter Name zugeordnet ist.

Teilnehmer

Im ersten Abschnitt des E-Mail-Versands fügen Sie Informationen über Ihre Befragten hinzu. Durch Klicken auf das Dropdown-Menü können Sie wählen, ob Sie aus der Datei hinzufügen, manuell hinzufügen oder von der Befragtenliste hinzufügen möchten.

Aus Datei hinzufügen: Sie können eine Excel-Datei mit E-Mail-Adressen hochladen, an die Sie die Umfrage senden möchten. In diese Liste können Sie Informationen über Ihre Befragten aufnehmen. Diese Informationen werden auch als Hintergrunddaten bezeichnet. Wie Sie die Datei gestalten und den erfolgreichen Upload sicherstellen, können Sie hier nachlesen.

Manuell hinzufügen: Mit dieser Option können Sie auf einfache Weise E-Mail-Adressen aus einer anderen Quelle, z. B. Excel, kopieren und einfügen. Die E-Mail-Adressen müssen durch einen einfachen Zeilenumbruch getrennt werden.

Von der Befragtenliste hinzufügen: Hier können Sie eine bereits vorhandene Befragtenliste auswählen, die Sie hochgeladen und in Ihrem Konto gespeichert haben.

Im Bereich „Hinzugefügte Befragte“ sehen Sie, wie viele E-Mail-Adressen Sie zu Ihrem Versand hinzugefügt haben. Wenn Sie bereits eine oder mehrere E-Mail-Adressen zu Ihrem Verteiler hinzugefügt haben, können Sie diese durch Klicken auf das Stiftsymbol verwalten. Hier können Sie z. B. hinzugefügte E-Mail-Adressen aus dem Mailing löschen oder die mit den E-Mail-Adressen verbundenen Informationen bearbeiten.

Eine Frage in Ihre E-Mail einbetten

Klicken Sie auf Frage einbetten, um das Netigate Tool zum Erstellen eingebetteter Fragen aufzurufen. In diesem Menü müssen Sie zunächst anpassen, was an die Befragten gesendet werden soll.

Oberhalb der Seite finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung Wählen Sie eine Frage aus, in dem Sie die Frage aus Ihrer Umfrage auswählen können, die Sie in Ihrer E-Mail verwenden möchten. Wenn Sie keine Frage haben, können Sie die Funktion für eingebettete Fragen nicht verwenden.

Wenn eine Frage ausgewählt wurde, sehen Sie eine Vorschau dieser Frage und erhalten die Option, ein Design für Ihre Frage auszuwählen. Sie können zwischen Hell, Dunkel und Bunt wählen.

Unterhalb dieser Auswahl befindet sich ein Toggle / Schieberegler zum Öffnen der vollständigen Umfrage nach Beantwortung. Hier legen Sie fest, wo die Befragten landen, nachdem die Umfrage beantwortet wurde. Wenn der Toggle deaktiviert ist (Standard-Einstellung), werden die Befragten auf eine Seite weitergeleitet, die erklärt, dass die Antwort abgesendet wurde. Wenn der Toggle aktiviert ist, wird die Umfrage in einem neuen Browserfenster geöffnet, wo die Befragten mit der Beantwortung fortfahren.

Klicken Sie auf Einfügen, um die eingebettete Frage zu Ihrer E-Mail hinzuzufügen.

E-Mail verfassen

In diesem Abschnitt passen Sie Ihren Versand an. Beginnen Sie, indem Sie hinzufügen, von wem und/oder wohin die Umfrage gesendet werden soll.

Von: Sie müssen eine E-Mail-Adresse angeben, aus der hervorgeht, wer sie versendet hat. Es muss eine E-Mail-Adresse vorhanden sein, die mit dem Versand verbunden ist, sonst wird die E-Mail nicht versendet.

Es gibt verschiedene Formate, die Sie hier verwenden können, je nachdem, wie der Absender den Empfängern präsentiert werden soll:

  1. Netigate <survey@netigate.de>
    Damit wird survey@netigate.de als Absender-E-Mail-Adresse festgelegt, aber die sichtbare Darstellung des Absenders ist „Netigate“.
  2. survey@netigate.se
    Der Absender ist survey@netigate.se und wird auf die gleiche Weise angezeigt, wenn die Befragten die E-Mail in ihren Posteingängen sehen. Bei dieser Methode wird keine spezifische Präsentation hinzugefügt.

Betreff: Dies ist der Betreff Ihrer E-Mail und somit das erste, was Ihre Befragten sehen, wenn die E-Mail ankommt. Seien Sie kreativ und versuchen Sie, ihr Interesse schnell zu wecken.

Unterhalb dieser beiden Felder haben Sie einen größeren Textbereich, in den Sie den Text eingeben müssen, der Ihre E-Mail begleiten wird. Um die Arbeit mit Ihrem E-Mail-Text zu erleichtern, gibt es einen HTML-Editor namens „Quellcode“, mit dem Sie Bilder hochladen, Text formatieren, Aufzählungslisten, Tabellen usw. erstellen können. Dieser E-Mail-Text ist das, was die Befragten lesen werden, bevor sie an der Umfrage teilnehmen.

 

E-Mail-Versand

Wir empfehlen, eine kurze Einführung in die Umfrage in den E-Mail-Text aufzunehmen. Zum Beispiel: worum es in der Umfrage geht, warum Sie die Umfrage durchführen und wie lange sie ungefähr dauern wird, um sie abzuschließen.

Lesen Sie hier einige unserer Tipps, was Sie in den Versandtext aufnehmen sollten.

Wichtig: Um einen funktionierenden Umfragelink in Ihrer E-Mail zu haben, müssen Sie den [[LINK]] irgendwo im E-Mail-Text haben. Sollten Sie den Link aus dem Mailtext entfernen ([[LINK]]), können Sie ihn leicht wiederherstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Umfrage-Link in der oberen rechten Ecke der HTML-Symbolleiste klicken.

So fügen Sie den Link ein: Suchen Sie zunächst die Stelle im E-Mail-Text, an der Sie ihn einfügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Link (URL) hinzufügen“ und weiter auf „Link zur Befragung“, um ihn in den E-Mail-Text einzufügen.

Die Option „Opt-Out-Link“ fügt einen Opt-Out-Link in Ihre E-Mail ein. Wenn der Befragte auf diesen Link klickt, wird seine Adresse zu einer kontoweiten Sperrliste hinzugefügt. Dies führt zu einer Blockierung aller zukünftigen E-Mails an diese spezifische E-Mail-Adresse.

Versenden und Erinnerungen planen

Unten auf der Seite finden Sie Details zur Zeitplanung Ihres Versands. Hier müssen Sie ein Datum und eine Uhrzeit festlegen, wann die Mail versendet werden soll. Sie können auch Erinnerungen erstellen. Wenn Sie möchten, können Sie mehrere Erinnerungen im Voraus hinzufügen.

Zeitpunkt

Erinnerung festlegen

Nachdem Sie auf „Erinnerung hinzufügen“ geklickt haben, erhalten Sie die Möglichkeit, einen Zeitpunkt für den Versand der Erinnerung festzulegen und den Nachrichtentext zu bearbeiten. Sie können auch genau festlegen, wer eine Erinnerung erhält, indem Sie dies im Drop-down-Menü „Senden an“ ändern.

Erinnerung

Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich in der Übersicht Versandart befinden, sehen Sie Ihre initiale E-Mail und alle Erinnerungen, die Sie eingerichtet haben. Wenn Sie auf Erinnerung klicken, wird dennoch der Text dieses ursprünglichen Versands angezeigt. Der Erinnerungstext ist nur sichtbar und editierbar, wenn Sie auf Erinnerungsmail bearbeiten klicken.

Erinnerungen können aufgesetzt werden, bevor Sie Ihre Umfrage versenden oder nachdem Sie Ihre Umfrage versendet haben und diese bereits aktiv ist.

Wenn Sie Teilnehmerlisten verwenden, kontrollieren Sie, dass Ihre Teilnehmerliste korrekt hochgeladen ist, damit die Erinnerungen wie gewünscht funktionieren. Mehr dazu hier.

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum Tab „Teilnehmer“ zu gelangen und den E-Mail-Text und die Einstellungen für E-Mails und Erinnerungen automatisch zu speichern.

Einen E-Mail-Versand bestellen

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Befragten und dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind und das Senden und die Erinnerungen planen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Versendungen einstellen“. Die Aussendung wird erst zum Datum Ihrer Terminierung versendet. Wenn dieses Datum bereits verstrichen ist, sollte der Versand innerhalb von 5-10 Minuten nach der Bestellung versendet werden.

Bevor Sie den Versand bestellen, können Sie das Datum des Versands und der Erinnerungen sowie die Anzahl der Empfänger überprüfen. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Versendungen einstellen“ klicken, werden Sie gefragt, ob Sie die Umfrage sofort aktivieren möchten (sofern die Umfrage nicht bereits aktiv ist). Bevor E-Mails versendet werden können, muss die Umfrage aktiviert werden, sonst wird Ihr Versand nicht erfolgreich sein. Sobald Sie den Versand in Auftrag gegeben haben, werden Sie zurück zum Versand geleitet und sollten im Versandstatus einen grünen oder blauen Kreis sehen, der anzeigt, dass der Versand in Auftrag gegeben wurde.

Wichtig: Sollten auf der Registerkarte „Versand“ Warn- oder Informationssymbole erscheinen, fehlen möglicherweise einige Informationen oder es wird Ihnen geraten, diese noch einmal zu überprüfen. Sie können mit dem Mauszeiger über den Versand-Button „Versendungen einstellen“ fahren, um zusätzliche Informationen zu sehen.

Sobald Sie Ihren Versand bestellt haben, werden Sie zur Verteilerübersicht weitergeleitet. Diese zeigt Ihnen eine Liste aller bisherigen Aussendungen, einschließlich der letzten Aussendung.

E-Mail-Versand

Hinweis: Manchmal erreichen uns Anfragen, warum in einer Umfrage vorherige Antworten gesehen werden können oder warum die Umfrage bereits vorausgefüllt / beantwortet ausschaut. Um dieses zu verhindern, leiten Sie persönliche Links (E-Mails, die an Teilnehmer gesendet wurden) nicht an eine andere Person weiter. Der Link in jeder E-Mail ist persönlich. Wenn eine andere Person den Link verwendet, werden die Antworten der ursprünglichen Person bereits ausgefüllt sein. Um eine Umfrage mit mehreren Teilnehmern zu teilen, erstellen Sie einen neuen Versand oder fügen Sie weitere Teilnehmer zu einem bestehenden Versand hinzu. Um zu verhindern, dass Teilnehmer ihre Links mit anderen Personen teilen, empfehlen wir einen deutlichen Hinweis im E-Mail Text.

Gibt es eine maximale Anzahl an Empfängern beim E-Mail Versand?

Nein, es gibt keine maximale Anzahl. Unser Tipp: Bei mehr als 5.000 Empfängern empfehlen wir, den Versand aufzusplitten, um sicherzustellen, damit das System beim Upload nicht überlastet wird.