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Teilnehmerliste

Teilnehmerlisten sind eine großartige Möglichkeit, Teilnehmer zu Ihrem Umfrageversand hinzuzufügen. Eine Teilnehmerliste ist eine Sammlung von Daten zu den Personen, an die Sie Ihre Umfrage(n) senden möchten. Diese Listen enthalten in der Regel E-Mail-Adressen oder Telefonnummern sowie alle anderen Informationen, die Ihnen helfen, genaue Berichte mit verschiedenen Filtern und Aufschlüsselungen zu erstellen. Einige Beispiele für zusätzliche Informationen sind Abteilung, Region oder Kundennummer. Mithilfe einer Excel-Datei, die Sie entweder selbst erstellt oder aus Ihrem CRM- oder HR-System exportiert haben, können Sie die Befragten in Sekundenschnelle zu Ihrer Aussendung hinzufügen.

Sie wollen nicht lesen? Sehen Sie sich das Video-Tutorial an:

So erstellen Sie eine Teilnehmerliste

Teilnehmerlisten werden am häufigsten auf der Basis einzelner Umfragen verwendet. Um eine Teilnehmerliste zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Excel-Datei im XLSX-Format vorbereiten. Spalte A sollte alle E-Mail-Adressen, Anmeldungen oder Telefonnummern enthalten, die Sie zu Ihrer Aussendung hinzufügen möchten.

Die folgenden Spalten beinhalten alle weiteren bekannten Merkmale zu jeder E-Mail-Adresse, falls Sie diese benötigen. Mit Merkmalen sind hier Informationen wie Anrede, Geschlecht, Kundengruppe, Sprache etc. gemeint. Hier sehen Sie ein Beispiel, wie die Excel-Datei aussehen sollte.

Wichtig: Die Tabelle darf keine leeren Zeilen, Spalten oder Zellen enthalten. Excel-Formeln oder Formatierungen müssen entfernt werden, bevor Sie die Datei mit Netigate verarbeiten können.

Orientieren Sie sich gern an folgendem Beispiel:

Teilnehmerliste

Hier sind ein paar Tipps, worauf Sie in der Excel-Datei achten sollten:

  • Die E-Mail/Telefonnummer sollte immer in der ersten Spalte (Spalte A) stehen.
  • Es sollten keine leeren Zeilen in der ersten Spalte (Spalte A) vorhanden sein.
  • E-Mail-Adressen sollten das richtige Format haben und keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (außer @) enthalten.
  • Telefonnummern müssen mit einer Landesvorwahl versehen sein und dürfen keine Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten.
  • Keine versteckten Zeilen oder Spalten in der Excel-Datei.
  • Keine unnötigen Formatierungen oder Formeln in der Excel-Datei.

So laden Sie eine Teilnehmerliste in Netigate hoch

Sie können eine Teilnehmerlist auf zwei Arten hochladen; entweder über den Teilnehmer-Tab in der Hauptmenüleiste oder über den von Ihnen gewählten Distributionskanal.

In der Registerkarte „Teilnehmer“ haben Sie immer einen Überblick über alle Ihre hochgeladenen Teilnehmerlisten. Diese sind auch beim Hinzufügen von Befragten zu einer Aussendung verfügbar. Wählen Sie einfach die Option „Von der Befragtenlisten hinzufügen“, um auf die bereits hochgeladenen Teilnehmerlisten zuzugreifen.

Teilnehmerliste

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Teilnehmerliste hochzuladen:

 Teilnehmer Tab Verteilungskanal
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Neue Liste erstellen“. 1. Klicken Sie im Teilnehmer-Bereich auf „+ Teilnehmer hinzufügen“.
2. Benennen Sie Ihre Liste und fügen Sie ggf. eine Beschreibung hinzu. 2. Wählen Sie „Aus Datei hinzufügen“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Liste erstellen“.

 

Von hier aus ist die Vorgehensweise die gleiche, egal ob Sie sich auf der Registerkarte Teilnehmerlisten oder in einem Verteilerkanal befinden:

  1. Laden Sie die Excel-Datei von Ihrem Computer hoch.
  2. Netigate wird Ihre Liste automatisch nach Datentypen sortieren, aber es ist immer klug, einen kurzen Blick darauf zu werfen, um sicherzustellen, dass alles so ist, wie Sie es wollen.
  3. Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Imports sowie die Option, Kopie zuzulassen oder nicht.

Hinweis: Wenn Sie Kopien in Ihrer Liste haben, werden diese Befragten mehrmals kontaktiert. Wenn z. B. eine E-Mail-Adresse zehnmal aufgeführt ist, erhält sie zehn Einladungen. Wenn Sie unsicher sind, aktivieren Sie Duplikate entfernen. Dadurch wird verhindert, dass Sie die Befragten versehentlich mehrfach kontaktieren.

Wählen Sie in den Drop-Down Feldern zwischen folgenden Optionen:

Teilnehmerliste

Spalte löschen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie diese Spalte nicht für den Versand nutzen möchten, sie aber aus ihrer Ausgangsdatei nicht gelöscht haben.

Textbox

Hintergrundvariablen werden als Text verarbeitet. Die Antworten werden als Wortwolke aufbereitet. Diese Option wird für Alleinstellungsmerkmale empfohlen (z.B. Name, Kundennummer, o.Ä.).

Filterbar

Hintergrundvariablen werden als Drop-Down-Menü verarbeitet. Auf diese Weise können Sie später nach den Variablen filtern. Die Antworten werden grafisch als Diagramm aufbereitet. Sie können die Variablen darüber hinaus im Versand nutzen um z. B. nur deutschsprachige Teilnehmer anzuschreiben. Diese Funktion ist auf 500 verschiedene Variablen beschränkt.

E-Mail-Adresse/ SMS/ Benutzerverwaltung

Nutzen Sie dies in der ersten Spalte, wenn Sie E-Mails/ SMS/ Logins an Ihre Teilnehmer senden wollen und hier die E-Mail-Adressen/ Telefonnummern/ Usernamen Ihrer Teilnehmer stehen.

Hinweis: Die Optionen E-Mail-Adresse, SMS und Benutzerverwaltung sollten nur für die erste Spalte ausgewählt werden; die entsprechenden Angaben sollten sich immer in dieser Spalte befinden.

So senden Sie Ihre Umfrage an die Teilnehmer

Nachdem Sie Ihre Befragten zur Versendung für eine Ihrer Umfragen hinzugefügt haben, planen Sie die Versendung und klicken Sie auf die Schaltfläche „Versendungen einstellen“, um den Vorgang abzuschließen. Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie Ihre Umfrage versenden.