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Datenaufbewahrung

Datenaufbewahrung ist eine Administratorfunktion in Netigate, mit der Sie die Speicherung von Umfragedaten in Ihrem Account regulieren können. Auf diese Weise können Sie automatisch Aktionen planen, die nach einer zuvor festgelegten Zeit ausgeführt werden. Diese Maßnahmen betreffen hauptsächlich den Datenschutz und die Sicherheit personenbezogener Daten.

Hinweis: Die Einstellungen zur Datenaufbewahrung sind nur für Administratoren in den Kontoeinstellungen verfügbar.

Die Funktionalität selbst ist nicht sehr kompliziert, jedoch ist es wichtig, genau zu beachten, was die verschiedenen Optionen sind und wie sie sich auf Ihre Firmendaten auswirken – Daten, die Sie möglicherweise über Jahre hinweg gesammelt haben.

Einstellungen zur Umfrage-Aufbewahrung können entweder dem gesamten Netigate-Account oder einer einzelnen Umfrage zugewiesen werden (Siehe: Wo sind diese zu finden?). Wenn Sie die Funktionalität für eine einzelne Umfrage verwenden, überwiegen diese Einstellungen die Einstellungen auf Account-Ebene.

Datenaufbewahrung

Was sind meine Optionen bei der Datenaufbewahrung?

1. Vollständige Löschung von Befragungsdaten

Wenn Sie die Option „Vollständige Löschung von Befragungsdaten“ in Ihrem Netigate-Account oder in der Umfrage aktivieren, wird eine planmäßige Löschung aller Umfragedaten basierend auf Ihren Einstellungen zur Datenaufbewahrung vorgenommen.

Das vollständige Löschen von Umfragen wird alle mit der Umfrage verbundenen Daten unwiderruflich entfernen.

  • Alle mit der Umfrage verbundenen Antworten werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Berichte werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Befragten werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Fragen und Versendungen werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Übersetzungen werden unwiderruflich gelöscht

Hier erfahren Sie mehr zur vollständigen Löschung.

2. Teilweise Löschung

Wenn Sie die Option „Teilweise Löschung“ in Ihrem Netigate-Account oder in der Umfrage aktivieren, wird eine planmäßige Löschung der Umfragedaten mit dem Ziel der Löschung von personenbezogenen Daten oder persönlicher Informationen über Ihre Befragten, durchgeführt.

Das teilweise Löschen einer Umfrage bedeutet, dass nur bestimmte Datenpunkte aus einer Umfrage gelöscht werden. Alle Antworten, außer offene Textantworten und Antworten zu Hintergrundvariablen, werden aufbewahrt. Eine teilweise gelöschte Umfrage kann weiterhin kopiert und zusammengeführt werden.

  • Alle Kontaktdaten des Befragten werden unwiderruflich aus der Umfrage gelöscht
  • Alle offenen Textantworten werden unwiderruflich aus der Umfrage gelöscht
  • Alle Hintergrundvariablen, die mit der Umfrage verbunden sind, werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle Umfrage-Berichte werden davon betroffen sein

Hier erfahren Sie mehr zur teilweisen Löschung.

Vergleich

Die Tabelle zeigt Ihnen, welche Daten mit der Wahl der folgenden Funktionen gelöscht werden:

Teilweise Löschung Vollständige Löschung
Alle Hintergrundvariablen JA JA
Befragten-Listen (auf Umfrage-Ebene) JA JA
Offene Textantworten JA JA
Umfrage-Berichte / Geteilte Berichte NEIN (aber betroffen) JA
Umfrage-Antworten / Resultate NEIN (außer offene Texte) JA
Umfragen mit 0 Befragten (z.B. als Muster angewendet) NEIN JA
Versendungen NEIN JA
Übersetzungen NEIN JA
Design-Vorlagen NEIN NEIN
E-Mail-Vorlagen (Account-Ebene)* NEIN NEIN
Befragten-Listen (Account-Ebene) NEIN NEIN

* Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt von Ihrer Lizenz ab

Wo finde ich die Einstellung zur Datenaufbewahrung?

In Netigate gibt es zwei verschiedene Orte, um das Löschdatum Ihrer Umfrage festzulegen:

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für Administratoren verfügbar sind.
Wenn Sie denken, dass Sie Anpassungen vornehmen müssen, aber nicht über die unten beschriebenen Funktionen in Ihrem Account verfügen, haben Sie höchstwahrscheinlich keine Administratorrechte. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator, um die Änderungen zu besprechen.

Einstellungen zum Löschen in den Befragungseinstellungen überwiegen die Einstellungen zum Löschen in den Kontoeinstellungen

Einstellungen zum Löschen in den Befragungseinstellungen überwiegen stets den Einstellungen zum Löschen in den Kontoeinstellungen, beachten Sie dies wenn Sie eine dieser Option auswählen.

Was bedeutet „überwiegen“ in diesem Zusammenhang? Wenn Sie ein Löschdatum in den Befragungseinstellungen festlegen und ein anderes Löschdatum in den Accounteinstellungen festgelegt haben, wird die Umfrage entsprechend den Befragungseinstellungen gelöscht.

Beispiel: Enddatum Ihrer Umfrage ist der 31. Mai 2021.

  • In den Befragungseinstellungen haben Sie das Löschdatum auf den 31. Mai 2023 gesetzt.
  • In den Kontoeinstellungen haben Sie das Löschdatum auf 365 Tage nach dem Enddatum gelegt – und damit auf den 31. Mai 2022.
  • Befragungseinstellungen überwiegen die Kontoeinstellungen = Umfragen werden im Mai 2023 gelöscht, nicht im Mai 2022.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie in den Befragungseinstellungen kein Löschdatum festlegen, gelten die Kontoeinstellungen.

Befragungseinstellungen

Um auf Ihre Befragungsaufbewahrungseinstellungen zuzugreifen, gehen Sie zu den Befragungseinstellungen in der Umfrage, auf die Sie sie anwenden möchten. Lesen Sie hier mehr über die Umfrageaufbewahrung.

Kontoeinstellungen

Gehen Sie auf Ihrer Startseite auf „Kontoeinstellungen“. In Ihren Einstellungen finden Sie den Reiter „Datenaufbewahrung“.

Datenaufbewahrung

In den Aufbewahrungs-Einstellungen werden Sie zwei Optionen sehen:

Wählen Sie, welche der beiden Optionen Sie festlegen möchten. Unter der Option befindet sich eine leere Box. Wenn Sie in diese klicken können Sie die Anzahl der Tage nach Abschluss einer Umfrage, die automatisch (teilweise) gelöscht werden soll, eingeben. Alternativ können Sie die Pfeile, die beim Klicken in das Feld erscheinen, dazu verwenden, die Anzahl der Tage zu erhöhen oder zu verringern. Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“. Das Datum der teilweise / vollständigen Löschung für den gesamten Account ist jetzt festgelegt, d.h. alle Umfragen im Account sind nun betroffen. Die einzige Ausnahme wäre, wenn Sie in den Befragungseinstellungen ein abweichendes Datum festgelegt haben (siehe oben: Löschen der Befragungseinstellungen überwiegen die Einstellungen zum Löschen des Accounts). Sie können diese ausgenommenen Umfragen in der Liste unten auf der Seite sehen.

Sie haben zwei Kopfzeilen:

Bevorstehende Löschungen: Listet alle Umfragen auf, die von Ihrer Änderung betroffen sind.
Bitte beachten Sie: Die Löschung erfolgt immer um 23.59 Uhr MEZ. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Sie dort die Umfragen für den Rest des Tages sehen.

Umfragen mit spezifischen Aufbewahrungseinstellungen: Listet alle Umfragen auf, die Aufbewahrungs-Einstellungen in den jeweiligen Befragungseinstellungen haben und daher in den Kontoeinstellungen von dieser Aufbewahrung ausgenommen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Sie bei der Auswahl einen Fehler gemacht haben, können Sie den Link „Zurücksetzen“ verwenden. Dadurch wird die Auswahl wieder auf Null gesetzt. Bedenken Sie, dass dies nur möglich ist, bevor die Umfragen gelöscht wurden. Die Option kann das Löschen einer Umfrage nicht rückgängig machen.

Wann werden die Daten gelöscht?

Die Daten werden am Abend des geplanten Tages gelöscht. Dies bedeutet, dass wenn Sie einen Löschvorgang auf 4 Jahre nach dem Enddatum setzen, und das Enddatum beispielsweise der 31. Mai 2021 ist, die Löschung Ihrer Umfrage für den 31. Mai 2025 ab 20.00 MEZ geplant ist. Löschvorgänge werden während der Nacht durchgeführt, der genaue Zeitpunkt ist von der Anzahl und Größe der Löschvorgänge des jeweiligen Tages abhängig.