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Ich erhalte keine versandten E-Mails

Die geläufigste Versandart für Umfragen ist der E-Mail-Versand. In diesem Leitfaden werden wir uns ansehen, warum Sie keine versandten E-Mails erhalten und was Sie tun können, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass dies passiert.

Warum erhalte ich keine versandten E-Mails?

E-Mail-Sicherheitsvorkehrungen sind einer der häufigsten Gründe für nicht zugestellte Sendungen. Die meisten E-Mail-Provider haben Sicherheitsprotokolle eingerichtet, um Spam-, Phishing- und Betrug zu verhindern. Dies alles dient zwar Ihrer Sicherheit, kann aber dazu führen, dass E-Mails aus dem Netigate-System blockiert oder fälschlicherweise als Spam kategorisiert werden.

Bei Netigate gibt es ständige Kontrollen und Überprüfungen, um sicherzustellen, dass unsere Mailserver nicht als Spam eingestuft oder auf eine schwarze Liste gesetzt werden. Trotzdem kann es vorkommen, dass einige E-Mails von unserer Plattform durch das Netz fallen.

Was kann ich tun, um dies zu verhindern?

Aufgrund der Komplexität und individuellen Ebenen der Sicherheitsmaßnahmen verschiedener Organisationen, empfehlen wir, dass Sie diese verschiedenen Maßnahmen vornehmen bevor Sie mit dem Umfrage-Versand via E-Mail starten.

1. SPF-Record

Der beste und von uns empfohlene Weg ist, dass Ihr Unternehmen einen SPF-Record (Sender Policy Framework) hinzufügt.

In diesem SPF-Record sollten Sie, abhängig von Ihrem Server, die Netigate-Domain hinzufügen (je nachdem, auf welchem Server sich Ihr Konto befindet):
Azure Server: _spf.netigate.se
Deutscher Server: _spf.ntgt.de

Eine gute Möglichkeit zu erkennen, auf welchem Server Sie sich befinden, ist, sich die URL der Plattform in Ihrem Browser anzusehen. Wenn dort netigate.se steht, sind Sie auf dem Azure Server, und wenn es ntgt.de ist, sind Sie auf dem deutschen.

Auf diese Weise kann Netigate erlaubte Mail-Server hinzufügen oder entfernen, ohne dass Sie jedes Mal Ihren DNS-Record ändern müssen wenn wir unsere E-Mail-Server updaten. Wahrscheinlich benötigen Sie die Hilfe Ihrer IT-Abteilung oder Ihres E-Mail-Administrators um diese Änderungen vorzunehmen.

2. Whitelist IP

Sie können wie oben beschrieben einen SPF-Record hinzufügen, aber statt der Netigate-Domain können Sie Ihre E-Mail-Server IP-Adresse angeben. Dies ist jedoch weniger flexibel und anfälliger für Veränderungen. Wenn wir Updates vornehmen oder Server hinzufügen/entfernen, können wir nicht garantieren, dass der existierende SPF-Record weiterhin funktionieren wird. Wir empfehlen daher, die Netigate-Domain statt nur der Server-IP hinzuzufügen.

Die IP-Adressen unserer Mail-Server:
89.45.227.221
46.254.11.92
89.45.227.195
86.107.243.139
178.77.90.228

3. Verwenden Sie eine neutral E-Mail-Adresse als Absender

In manchen Fällen ist das die Lösung. Statt einer firmenspezifischen E-Mail-Adresse (z.B. vorname.nachname@firma.net), können Sie eine von Netigate zur Verfügung gestellte Adresse verwenden. Verschicken Sie Ihre Umfragen beispielsweise von survey@netigate.se. Dies erhöht die Chancen, dass die E-Mail die E-Mail-Filter des Empfängers passiert, da wir uns nicht als eine andere Webseite ausgeben (spoofing).

Sie können gerne survey@netigate.se oder survey@ntgt.de für Ihren Versand verwenden.

Bitte beachten Sie: Es handelt sich hierbei um Postfächer ohne Antwortmöglichkeit, so dass Sie keinen Zugriff auf Antworten haben, die an diese Adressen zurückgesendet werden.

DKIM

Sie können den SPF-Record mit DKIM-Schlüsseln ergänzen, falls Sie DKIM bereits in Ihrem Unternehmen nutzen.

Domain Keys Identified Mail (DKIM) ist ein Protokoll, das einer Organisation erlaubt, die Verantwortung für einen Nachrichtentransfer zu tragen, der von einem E-Mail-Anbieter verifiziert werden kann. Diese Verifizierung wird durch kryptographische Authentifizierung ermöglicht.

Um mehr darüber zu erfahren, DKIM Schlüssel zu Ihrem Netigate Account hinzuzufügen, klicken Sie hier.

TLS

Wir verwenden Transport Layer Security (TLS) zur Verschlüsselung und Absicherung von E-Mail-Übertragungen zwischen unseren Mailservern und den Mailservern der Empfänger.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre versandten E-Mails erhalten, muss TLS auf dem reinkommenden Mail Server freigeben sein. Wahrscheinlich benötigen Sie die Hilfe Ihrer IT-Abteilung oder Ihres E-Mail-Administrators, um diese Änderungen vorzunehmen.